Müşterilerin Kişisel Verilerinin İşlenmesine
Yönelik Aydınlatma Metni

Bu Aydınlatma Metni; Başpınar Otomotiv (“Şirket”) olarak, müşterilerimizin (bireysel/kurumsal) kişisel verilerinin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Kurunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında hangi amaçlarla işlendiğini, hangi yöntemlerle toplandığını, kimlere aktarılabildiğini ve haklarınızı açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

Şirketimiz, kişisel verilerin gizliliğine, güvenliğine ve mülkiyet hakkına büyük önem verir; verilerinizi KVKK’ya uygun, amaçla sınırlı, ölçülü ve en üst düzey idari/teknik güvenlik önlemlerini alarak işler.

1) İşlenen Kişisel Veriler

Kişisel verileriniz; doğrudan sizlerden, internet sitemiz üzerindeki dijital talep ve sipariş formları, iş yerimiz (galerimiz) bünyesindeki yüz yüze görüşmeler veya araç alım-satım, gümrükleme ve ithalat süreçleri kapsamında tarafınızca iletilen bilgi ve belgeler aracılığıyla elde edilebilir.

1.1. Bireysel müşteri veya araç sahibi olmanız halinde işlenebilecek veriler:

• Ad-soyad, T.C. kimlik numarası (veya yabancı kimlik numarası/pasaport numarası)
• Doğum tarihi ve yeri
• E-posta adresi, telefon numarası, ikametgah/teslimat adresi
• Müşteri referans ve talep numarası

1.2. Kurumsal müşteri veya şirket yetkilisi/çalışanı olmanız halinde işlenebilecek veriler:

• Ad-soyad, unvan / görev, yetkili kişi bilgisi
• T.C. kimlik numarası, Vergi Dairesi ve Vergi Kimlik Numarası
• Şirket telefon numarası, kurumsal e-posta adresi, şirket adresi
• Müşteri/Firma referans numarası

1.3. Araç tedariki, alım-satımı, ithalat ve gümrükleme ilişkisi kapsamında ek olarak işlenebilecek veriler:

• Finansal Veriler: Banka hesap bilgileri (IBAN), ödeme, tahsilat ve tediye makbuzu bilgileri, çek/senet üzerindeki bilgiler.
• Hukuki ve Resmi Belgeler: İmza sirküleri, vekaletnameler, imza beyannameleri, pasaport fotokopisi (uluslararası ithalat süreçleri için gerektiğinde).
• Araç ve Tescil Verileri: Araç ruhsat bilgileri, şasi ve motor numaraları, plaka bilgisi, araç ekspertiz/kondisyon raporları, gümrük beyannameleri ve ithalat tescil belgeleri.
• Dijital İletişim Verileri: İnternet sitemizdeki formların kullanıldığı IP adresi, tarayıcı bilgileri ve sistem logları.
• İletişim Kayıtları: Telefon görüşmesi kayıtları (iletişim ve hizmet kalitesi amacıyla) ile sosyal medya veya mesajlaşma hatları (WhatsApp vb.) üzerinden iletişim kurulması halinde profil ve mesajlaşma bilgileri.

1.4. Dijital talep formları ve web sitesi çözümleri kapsamında işlenen veriler:

• İnternet sitemiz üzerindeki araç talep ve sipariş formları aracılığıyla ilettiğiniz; aradığınız araç kriterleri, marka, model, opsiyonel donanım tercihleri, bütçe aralığı ve formun gönderildiği IP adresi ile sistem logları.

1.5. Kredi kartı ile ödeme veya kaparo işlemleri:

• Kredi kartı ile ödeme yapılması halinde kart bilgileri Şirketimiz sistemlerinde kesinlikle saklanmaz ve tutulmaz. Güvenlik ve işlem teyidi amacıyla yalnızca kart sahibi adı-soyadı, kartın ilk 6 ve son 4 hanesi ile son kullanım tarihi gibi yasal olarak izin verilen sınırlı veriler saklanabilir. Ödeme işlemleri, ilgili lisanslı ödeme hizmet sağlayıcıları ve bankalar üzerinden yürütülür.

2) Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz; KVKK’nın 4. maddesindeki ilkelere ve 5. maddesindeki işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

2.1. İthal araç temini, özel sipariş ve ikinci el araç satış süreçleri:

• Hayalinizdeki lüks, prestijli, klasik veya özel donanımlı araçların yurt dışından araştırılması ve küresel network üzerinden temin edilmesi,
• Müşteri taleplerine uygun araç portföyünün oluşturulması ve sunulması,
• Araç alım-satım sözleşmelerinin, kaparo sözleşmelerinin ve taahhütnamelerin hazırlanması,
• Araçların ekspertiz, kondisyon doğrulama ve orijinallik kontrol süreçlerinin yürütülmesi.

2.2. Gümrükleme, uluslararası lojistik ve resmi tescil operasyonları:

• Uluslararası klasik veya premium araç mevzuatlarına uygun olarak gümrükleme ve vergilendirme (ÖTV, KDV vb.) süreçlerinin takibi ve yürütülmesi,
• Araçların Türkiye’ye nakliyesi için özel kapalı lojistik ve VIP nakliyat sigortası süreçlerinin organize edilmesi,
• TSE, TÜVTIURK, muayene, tescil, ruhsat ve plaka basım işlemlerinin adınıza resmi merciler nezdinde yürütülmesi.

2.3. Finans, muhasebe ve faturalandırma süreçleri:

• Araç satış ve ithalat bedellerinin tahsil edilmesi, faturaların düzenlenmesi, Muhasebe ve Vergi Usul Kanunu süreçlerinin yürütülmesi,
• Tahsilat/tediye makbuzlarının ve cari kartların açılması, geriye dönük sipariş ve finansal işlem kayıtlarının takibi.

2.4. Müşteri ilişkileri, destek ve talep yönetimi:

• İnternet sitesindeki dijital araç talep formlarının değerlendirilmesi ve müşterilerle hızlıca iletişime geçilmesi,
• Talep, şikâyet, satış sonrası destek ve geri bildirimlerin alınarak çözüme kavuşturulması.

2.5. Pazarlama, iletişim ve müşteri deneyimi (İzinli pazarlama dahil):

• Müşteri memnuniyetinin artırılması ve hizmet kalitesinin ölçülmesi amacıyla memnuniyet aramalarının yapılması,
• Kişiye özel lüks araç portföyü, güncel stoklar ve otomotiv trendleri hakkında bilgilendirme yapılması,
• Açık rızanız bulunması halinde ticari elektronik ileti (SMS/e-posta) gönderimi, hedef kitle belirleme ve segmentasyon faaliyetlerinin yürütülmesi.

2.6. Hukuki yükümlülükler ve hakların korunmesi:

• Noterler, Emniyet Genel Müdürlüğü (Trafik Tescil), Ticaret Bakanlığı, Gümrük Müdürlükleri ve Vergi Daireleri nezdindeki yasal yükümlülüklerin eksiksiz yerine getirilmesi,
• Muhtemel hukuki uyuşmazlıklarda ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi, Şirketimizin ve müşterilerimizin haklarının tesisi, kullanılması ve korunması.

3) Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirketimiz, KVKK m.8 ve m.9’da belirtilen şartlara uygun olarak kişisel verilerinizi, yalnızca yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olmak kaydıyla üçüncü kişilere aktarabilir.

3.1. Yurt içinde aktarım yapılabilecek alıcı grupları:

• Finansal süreçlerin, vergilendirmenin ve mali yükümlülüklerin yürütülmesi için mali müşavirimiz, anlaşmalı bankalar ve ödeme hizmet sağlayıcıları,
• Araç tescil, plaka, ruhsat ve noter işlemleri ile gümrükleme süreçlerinin takibi amacıyla iş ortaklığı yaptığımız yetkili gümrük müşavirlikleri, takipçiler ve acenteler,
• Araçların güvenli nakliyesi için hizmet alınan VIP kapalı kasa lojistik firmaları ve sigorta şirketleri,
• Araçların teknik durum tespiti için kurumsal ekspertiz merkezleri,
• Yasal yükümlülükler kapsamında İleti Yönetim Sistemi (İYS),
• Hukuki süreçlerin takibi için avukatlık büromuz ve hukuk danışmanlarımız,
• Kanunen yetkili kamu kurumları, adli merciler, emniyet müdürlükleri ve vergi daireleri.

3.2. Yurt dışına aktarım (KVKK m.9 kapsamında):

• Özel sipariş ve ithalat süreçlerinde, aracın yurt dışındaki üreticisi, distribütörü veya yetkili satıcısı ile iletişim kurulması, aracın geçmiş hikayesinin ve orijinalliğinin uluslararası otoriteler nezdinde sorgulanması amacıyla yurt dışındaki ilgili iş ortaklarına,
• İletişim ve operasyon süreçlerinde (müşterinin talebi veya onayıyla) kullanılan yurt dışı menşeili kurumsal haberleşme, bulut depolama veya mesajlaşma sistemlerine (Ör: WhatsApp, Microsoft 365, e-posta sunucuları vb.) yasal mevzuata uygun olarak aktarılabilir.

4) Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri ve Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz; internet sitemizdeki dijital formlar, e-posta gönderimleri, telefon görüşmeleri, galerimizde gerçekleştirilen yüz yüze sözleşme ve teklif süreçleri ile araç tescil/teslimat adımları kapsamında fiziksel veya elektronik ortamlarda toplanmaktadır.

Kişisel verileriniz, KVKK m.5 kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanarak işlenir:

• KVKK m.5/2-a: Kanunlarda açıkça öngörülmesi (Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu, Karayolları Trafik Kanunu vb. mevzuattan kaynaklanan yükümlülükler).
• KVKK m.5/2-c: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (Araç alım-satım, sipariş ve ithalat sözleşmeleri).
• KVKK m.5/2-ç: Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (Fatura düzenlenmesi, resmi kurum bildirimleri, gümrük tescilleri).
• KVKK m.5/2-e: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• KVKK m.5/1: Pazarlama, kampanya bilgilendirmeleri ve ticari elektronik ileti gönderimleri açısından açık rızanızın bulunması.

5) İlgili Kişi Olarak Haklarınız (KVKK m.11)

KVKK kapsamında; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içi/yurt dışı aktarılan üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, işleme sebepleri ortadan kalkmışsa silinmesini/yok edilmesini isteme, otomatik sistem analizleriyle aleyhinize sonuç doğmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işlem nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Bu kapsamda yasal haklarınızı kullanmak adına taleplerinizi, kimliğinizi doğrulayacak belgelerle birlikte aşağıda yer alan [email protected] e-posta adresi üzerinden veya Şirketimizin fiziksel adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. (İşlem ayrıca bir maliyet gerektirirse, KVKK Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret uygulanabilir.)

6) Veri Sorumlusu (Şirket Bilgileri)

Veri Sorumlusu: Başpınar Otomotiv

Telefon: 0534 073 48 04

E-posta: [email protected]

Adres: Maslak Atatürk Oto Sanayi Sit. 2. Kısım, 34. Sk. No:1404 D:1403, 34485 Sarıyer/İstanbul